Es gibt eine Vielzahl von Gründen, die darauf hindeuten, dass das Social Web sich im Jahr 2010 gerade auch auf das Arbeitsleben noch stärker auswirken wird, als es das ohnehin schon tut. Das Internet ist zum selbstverständlichen und allgegenwärtigen Kommunikationsmedium geworden.

Unternehmen, die die Vorteile nicht sehen und versuchen nutzbar zu machen, riskieren Rückstände in der Entwicklung und Nachteile gegenüber dem immer schneller werdenden Wettbewerb.

Nachdem sich viele Unternehmen dem Phänomen Sociel Media erst langsam nähern und dieses oft auch (noch) nicht verstehen, kann man gar nicht genug dafür plädieren, dass sich die Unternehmen mit den Möglichkeiten des Sozialen Netzes auseinandersetzen.

Wichtig ist dabei, auch die Mitarbeiter an ebendiese Werkzeuge heranzuführen und ihnen die notwendigen Leitplanken zu geben, sich in diesem Medium zu bewegen. Nur so können etwaige Risiken, die ohne Zweifel gerade bei einer unreflektierten Nutzung für Unternehmen und Mitarbeiter bestehen, vermieden werden. Hierfür bieten sich insbesondere sogenannte Social Media Guidelines oder Policies zur Steuerung der Nutzung des Social Web an.

In der Beitragsreihe zum Thema „Social Media Guidelines & Recht“ haben ich im ersten Teil die Notwendigkeit solcher Policies aufgezeigt und die wesentlichen Inhalte, die aus meiner Sicht zwingend aufgenommen werden sollten. Im zweiten Teil wurde an einem konkreten Praxisbeispiel gezeigt, welche Probleme mit einer widersprüchlichen Policy auftreten können.

Im nun folgenden dritten und letzten Teil sollen die vorgehenden Erkenntnisse zusammengefasst und allgemeine Praxishinweise zur Einführung von Social Media Governance gegeben werden.

Praxishinweise zur Erstellung von Social Media Policies

a) Klare Ansage bezüglich des Bekenntnisses zum Einsatz von Social Media

Das Beispiel von SAP zeigt relativ deutlich, dass unklare Policies, nicht nur die Arbeitnehmer im Ungewissen lassen, sondern auch negative Folgen für den Arbeitgeber haben können.

Die Unternehmensführung muss entscheiden, ob und vor allem in wie weit die Nutzung der Sozialen Median wirklich gewünscht oder auch nur geduldet wird. Aus meiner Sicht überwiegen bei einer richtigen Nutzung die Vorteile etwaige Risiken bei weitem. Dennoch habe ich mich – nach entsprechender Beratung – naturgemäß an den Vorgaben und Vorstellungen meiner Mandanten zu orientieren. Vor diesem Hintergrund ist es nur allzu verständlich, wenn sich ein Unternehmen, welches bisher keine wirklichen Erfahrungen mit dem Social Web gesammelt hat, diesem Thema nur vorsichtig und langsam nähert. In diesen Fällen ist eine reglementierte Öffnung zu den Sozialen Medien einer vollständigen Verweigerung sicher vorzuziehen.

b) Klare Ansage zum Nutzungsumfang

Gerade bei den Social Media Diensten besteht ein immenses Problem aus der immer schwierigeren Differenzierung zwischen privater und beruflicher Nutzung des Internets. Eine unreglementierte Freigabe der Sozialen Medien während der Arbeitszeit führt unter Berücksichtigung der geltenden Rechtsprechung dazu, dass dem Arbeitgeber eine entsprechende Kontrolle der Nutzung dieser Medien untersagt ist. Weder Verbindungs- noch Nutzungsdaten dürfen dann kontrolliert werden, um etwaige Missbräuche aufzudecken.

Besser scheint hingegen, die (auch) private Nutzung von der Einwilligung des Arbeitnehmers abhängig gemacht werden, dass bestimmte Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseite, Verweildauer) – zumindest bei entsprechendem Missbrauchsverdacht – ausgewertet werden dürfen. Sonst begibt sich der Arbeitgeber aufgrund der anhaltenden rechtlichen Unsicherheiten in unnötige Risiken. Auch wenn man gerade den sogenannten Wissensarbeitern in der Regel hinsichtlich einen verantwortungsvollen und den Interessen des Unternehmens dienenden Umgang mit Social Media ein gewisses Vertrauen entgegenbringen kann, so wird es immer wieder Fälle geben, die die neuen Möglichkeiten missbrauchen. Trotz der unbestreitbaren Vorteile des Web 2.0 muss das Unternehmen im ureigensten Interesse auch für diese Fälle Vorsorge treffen.

Dabei darf vor allem das Problem einer möglichen Selbstbindung des Unternehmens nicht übersehen werden. Wer mit entsprechenden Guidelines die Nutzung von Sozialen Medien (auch offiziell) ohne entsprechende Vorgaben zum Umfang zulässt und diese ausdrückliche Erlaubnis auch nicht unter einen möglichen Widerrufsvorbehalt stellt, wird Schwierigkeiten haben, die einmal zugelassene Nutzung wieder einzuschränken. Darüber hinaus können in Fällen einer mißbräuchlichen Nutzung durch einzelne Mitarbeiter auch Probleme auftreten, arbeitsrechtliche Maßnahmen wie eine Sperrung des Zugangs zu Sozialen Medien, eine Abmahnung oder eine Kündigung an eine übermäßige Nutzung von Communities, Videoportalen etc zu knüpfen. Trotz der vielen Vorteile die das Social Web bietet, sollte das Risiko der „Arbeitszeitverschwendung“ nicht gänzlich außer acht gelassen werden.

c) Social Media Kompetenz des Teams

Social Media Policies entstehen im Optimalfall aus einem Team aus den Bereichen PR, Human Ressources und Recht unter entsprechender Einbeziehung der Unternehmensleitung. Da solche Richtlinien wesentliche Schnittstellen aller drei Fachbereich betreffen, werden die besten Ergebnisse im gemeinsamen Zusammenwirken erzielt. Elementar ist überdies eine entsprechende Social Media Kompetenz der Teammitglieder. Gerade im juristischen Bereich treffe ich nicht selten auf Anwalts- und auch Inhouse-Kollegen, die Usancen und Mechanismen im Social Media und Community Bereich nicht kennen. Dies macht die Arbeit nicht gerade einfacher. Angesichts der angesprochenen rechtlichen Implikationen und der möglichen Selbstbindung des Unternehmens wird die Beiziehung eines geeigneten Rechtsanwalts dringend angeraten.

d) Einbindung der Mitarbeiter

Verschiedene Workshops haben gezeigt, dass die Einbindung der eigenen Mitarbeiter die Akzeptanz und auch die Umsetzung von Social Media Guidelines erleichtern kann. Dabei bieten sich z.B. ein Open Space Workshop zur „Materialsammlung“ vor Erstellung der Policy an oder die Möglichkeit der Diskussion im Wiki nach Fertigstellung aber vor „Verabschiedung“ der Guideline.

e) Abgrenzung zwischen unverbindlichen Handlungsempfehlungen und verbindlichen Vorgaben

Social Media Guidelines dienen den Mitarbeitern nur dann als Leitplanke, wenn deutlich gemacht wird, welche Punkte unverbindliche Handlungsempfehlungen und welche verbindliche Vorgaben (an die gegebenenfalls auch sanktionierende Maßnahmen geknüpft werden können) sind. Dazu gehört auch, eine klarstellende Differenzierung zwischen zulässigen (Meinungs-)äußerungen im Social Web und unzulässiger Weitergabe sensibler Informationen. Auch wenn diese Grenze (und die Folgen) sich regelmäßig schon aus arbeitsvertraglichen Pflichten ergeben, sollte (nicht zuletzt angesichts der wachsenden Relevanz und Verbreitungsgefahr solcher Äußerungen im Social Web) die Chance der Einführung einer solchen Policy genutzt werden, das Bewusstsein hierfür entsprechen zu schärfen.

Die klare Definition verbindlicher „Spielregeln“ erleichtert auch eine entsprechende Sanktionierung bei Verstößen. Das müssen auch nicht immer gleich Abmahnungen oder Kündigungen sein. So wurde einem Mitarbeiter aufgrund von Beleidigungen von Betriebsratskandidaten im unternehmensinternen Intranet einfach für mehrere Monate die Schreib- und Leseberechtigung für das Intranet entzogen. Diese Sanktion wurde übrigens auch vom Landesarbeitsgericht Frankfurt (Urteil des LAG Frankfurt/Main vom 07.12.2007 17 SaGa 1331/07) für zulässig erachtet. Eine Maßnahme, die sich bei der Definition klarer und vor allem verbindlicher Verhaltensregeln deutlich leichter durchsetzen lässt als bei unklaren Vorgaben.

f) Berücksichtigung branchenspezifischer Besonderheiten

Social Media Guidelines sind nicht gleich Social Media Guidelines. Aufgrund unterschiedlicher Unternehmenskulturen, aber auch branchenspezifischen Besonderheiten ist dringend von der einfachen Übernahme geeignet erscheinender Policies abzuraten.
So unterliegen Ärzte, Anwälte und andere Freiberufler, wie insbesondere auch die Finanz und Bankenbranche besonderen Regularien, die die (Außen-)Kommunikation von Informationen besonderen Anforderungen unterwerfen.

Eine unkontrollierte Weitergabe von (sensiblen) Informationen kann gerade im Bankensektor zu erheblichen Risiken führen. Aufsichtsbehörden wie die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) haben hier weitgehende Kontroll- und Sanktionierungsmöglichkeiten, wenn relevante Informationen an falsche Empfänger gelangen oder zu früh öffentlich zugänglich gemacht werden. Bei entsprechenden Social Media Policies ist deshalb eine besondere Sorgfalt an den Tag zu legen. Trotz des sensiblen Bereiches werden sich auch Banken früher oder später Gedanken machen müssen, wie Social Media oder Enterprise 2.0 kontrolliert und im Interesse des Unternehmens eingesetzt werden kann.

Für alle Unternehmen gilt es Vorsicht walten zu lassen, wenn man sich an Policies ausländischer Unternehmen orientieren möchte. Hier ist in aller Regel eine Konformität mit deutschem (Arbeits)recht nicht gewährleistet.

g) Lesbarkeit und Verständlichkeit

Trotz aller medienspezifischen und auch rechtlichen Einflüsse sollten die Social Media Guidelines noch lesbar und verständlich sein. Da es auch stark um die Schaffung von Medienkompetenz geht, ist mit unverständlichen und intransparenten Regelungen niemand gedient. Im Interesse einer Verbesserung der Medienkompetenz sollten auch ergänzende Schulungen der Mitarbeiter erwogen werden.

Zusammenfassung

Die Nutzung der Sozialen Medien im Internet gehört nicht nur mehr bei der jüngeren Generationen zur Selbstverständlichkeit. So wie die Regelung der (privaten) Nutzung des Internets und von E-Mails bei vielen Unternehmen selbstverständlich ist, so elementar sollte für mittlere und größere Unternehmen schon heute die Regelung des Umgangs mit dem Social Web sein.

Das Social Web bietet für „Knowledge Worker“, für Kundenkontakte aber auch einfach zur Verbreitung und Pflege der Unternehmensmarken immense Chancen. Genauso birgt jedoch der ungesteuerte Zugang für alle Mitarbeiter. Demgemäß erscheint die strikte Untersagung genauso wenig sachgerecht, wie die unkontrollierte Zulassung der Social Media Nutzung.

Unternehmen ist daher zu raten, rechtzeitig Vorsorge zu treffen und im eigenen aber auch im Interesse der Mitarbeiter klare Richtlinien zu formulieren. Denkbar sind entsprechende Regelungen in entsprechenden Unternehmenspolicies oder Betriebsvereinbarungen. Für zukünftige Mitarbeiter sollte auch eine entsprechende Klausel in den Arbeitsverträgen integriert werden.

Inhaltlich sind möglichst klare und transparente Regelungen zu empfehlen, die beide Seiten zum Zuge kommen lassen. Damit liegt in diesen Fällen eine schriftliche Orientierung vor, an die sich beide Seiten halten können. Hierfür sollte klar kommuniziert werden, welche Regelungen als verbindliche Weisungen zu verstehen sind bzw. „nur“ als unverbindliche Handlungsempfehlungen. Gerade mit der letzten Kategorie eröffnet sich der Arbeitgeber die Möglichkeit, auch das notwendige Bewusstsein und die für das Social Web immens wichtige Medienkompetenz zu schaffen. Damit kann der Arbeitgeber den Mitarbeitern – ganz im Sinne seiner arbeitgeberlichen Fürsorgepflicht – tatsächlich „Leitplanken“ an die Hand geben, die gerade auch urheber- und datenschutzrechtliche Risiken im Interesse des Mitarbeiters aber auch des Arbeitgebers vermeiden und die Bewahrung der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse schützen helfen.

Unabhängig von den vorgehenden Ausführungen ist festzuhalten, dass sich die Unternehmen (aber auch Berater) noch nicht auf „sicherem Grund“ befinden. Die Auswirkungen der Sozialen Medien sind angesichts der Geschwindigkeit der Entwicklungen nur sehr begrenzt abzusehen. Insoweit wird man genau beobachten müssen, wie sich dieses Thema weiter entwickelt, um entsprechend darauf reagieren zu können. Mangels gerichtlicher Entscheidungen zu diesem Komplex gilt dies erst recht für die rechtlichen Implikationen.

Zum Thema Social Media Guidelines siehe auch:
TEIL 1 „Social Media Guidelines & Recht – Warum Unternehmen und Mitarbeiter klare Richtlinien brauchen“
TEIL 2 „Social Media Guidelines & Recht – Kritische Analyse der SAP Social Media Participation Richtlinien“

Zur Nutzung von Social Media im Intranet (Enterprise 2.0 & Recht) siehe auch:
Enterprise 2.0 & Recht – Blogs, Wikis & Social Networks im Intranet (TEIL 1 Datenschutz)
Enterprise 2.0 & Recht – Blogs, Wikis & Social Networks im Intranet (TEIL 2 Urheberrecht)
Enterprise 2.0 & Recht – Blogs, Wikis & Social Networks im Intranet (TEIL 3 Arbeitsrecht und Zusammenfassung)